Beleidsplan
2010.
Versie
0.2
INHOUDSOPGAVE
2 UITWERKING VAN BELEIDSPLAN 2005 OP DE VERENIGING
5.1 Groei in percentage actieve leden ten opzichte van het ledental...............................
5.1.1 Opzet zondagsritten continueren.
5.1.2 Vossenjachten continueren
5.1.5 Samenstelling van de vereniging
5.2 groei in deelnemersaantallen aan de extra activiteiten
5.3 Verbetering van de interne communicatie
5.3.1 De wegkapitein als communicatiemiddel
5.3.2 Consolidatie van de website
5.4 Het bevorderen van een groepsgevoel onder de leden
5.4.1 Wijze van inzet vrijwilligers
5.4.2 Organiseren van extra activiteiten gerelateerd aan het fietsen
5.5 Financiële situatie gezond houden
De algemene ledenvergadering heeft de commissie beleidsplan
2010 de opdracht gegeven het beleidsplan tot en met
- Welke ambities hebben we de komende jaren met de club
- Welke doelstellingen moeten wij ons opleggen
- Met welke instrumenten en middelen willen we die doelstellingen halen
- Wat willen we verder met de interne organisatie
- Hoe gaan we om met andere toerverenigingen
- Wat is er van het beleidsplan 2005 terechtgekomen.
De commissie beleidsplan 2010 bestaat uit de volgende personen:
- Teo van Est
- Peter de Ruig
- Guus van Charante
De commissie heeft een aantal uitgangspunten op een rij gezet waarover binnen de vereniging kan worden nagedacht.
De uitwerking van het beleidsplan 2005 is niet zoals we indertijd hadden verwacht.
- Groei in ledental is deels gehaald, echter niet in de toen beoogde doelgroepen
- Het organiseren van diverse andere activiteiten is heel lastig gebleken. Vrijwilligers zijn nauwelijks te krijgen.
- Activiteiten naast het fietsen zijn niet van de grond gekomen.
Opvallend is dat de klassieke activiteiten als zondagsritten, vossenjachten, de drie grote tochten en avondfietsvierdaagsen het meest succesvol zijn gebleken. De hoofdreden van het falen in de opzet van andere activiteiten is vooral terug te voeren op het ontbreken van vrijwilligers. Beleidsplan 2005 is daardoor op veel onderdelen te ambitieus gebleken.
De zogenaamde klassieke activiteiten zijn het meest stabiel geweest en hebben het meeste rendement opgeleverd in een periode waarin geprobeerd is andere activiteiten te starten (55+ en jeugd). Daarom willen we onze aandacht richten op de klassieke activiteiten om ze sterk te houden en waar mogelijk uit te breiden. Daarnaast willen we een cultuuromslag bereiken bij de leden om het leveren van vrijwilligerswerk steeds meer te zien in de context van “Wat zou IK kunnen doen?”.
Het clubgevoel zal meer moeten groeien om de vereniging ook op langere termijn levensvatbaar te houden.
Doelstellingen welke wij nu haalbaar achten zijn:
- groei in percentage actieve leden ten opzichte van het ledental
- groei in deelnemersaantallen aan de extra activiteiten
- Verbetering van de interne communicatie
- Het bevorderen van een groepsgevoel onder de leden
- Financiële situatie gezond houden
Bevordering van de groei van het aantal actieve leden kan worden bereikt door het halen van de volgende doelstellingen:
Zondagsritten houden de huidige opzet. Wel zal de functie van wegkapitein iets anders moeten worden ingevuld. In de huidige opzet komt het werk te veel op de schouders van enkele personen. Binnen elke snelheidsgroep wordt ieder seizoen opnieuw 1 wegkapitein aangesteld samen met enkele personen die in overleg met de wegkapitein diverse taken uitvoeren. Te denken valt hierbij aan de opvang van nieuwe leden in de snelheidsgroep, roosters invullen, contact houden met leden van de snelheidsgroep, etc.
Ook de vossenjachten behouden hun huidige opzet. Deze heeft zich in de loop van de jaren ruimschoots bewezen. Het is wel de bedoeling dat de vossenjachten in financieel opzicht selfsupporting zijn. Er zal dus actief gezocht moeten worden naar sponsors voor de waardebonnen en de versnapering achteraf.
Er zijn sommige leden niet actief binnen onze vereniging omdat ze alleen lid zijn vanwege het NTFU lidmaatschap. De vraag is of wij dit als vereniging willen. Uiteraard heeft de NTFU een meerwaarde voor zowel de vereniging als voor de individuele leden.
|
Individueel |
Vereniging |
|
Fietsverzekering |
Belangenbehartiging |
|
TEP |
Promotie mogelijkheid grote tochten |
|
Korting bij aangesloten verenigingen |
Regionale afstemming toerkalender |
Deze meerwaarden kennen echter een steeds hogere prijs. Om die reden zal een onderzoek moeten komen naar:
- De mogelijkheid als vereniging een fietsverzekering af te sluiten
- De prijs die we betalen bij de NTFU in verhouding staat met de voordelen welke de NTFU oplevert.
Om het laatste punt invulling te geven zal er op korte termijn een enquête worden gehouden.
Er moet een algemeen opvangplan worden gemaakt waarin beschreven staat wat voor info een nieuw lid krijgt, hoe hij wordt ingepast in de bestaande snelheidsgroepen, op welke wijze iemand persoonlijk verantwoordelijk wordt gemaakt voor de eerste begeleiding, clubkleding, etc.
We willen het recreatieve karakter hooghouden en daarnaast het sportieve element niet uit het oog verliezen. Daarom hanteren we ook in de komende jaren het concept van de snelheidsgroepen die naar behoefte worden opgericht, uitgebreid of beëindigd. Hierdoor willen we bereiken dat we een hoger percentage leden actief krijgen. Aanwas van nieuwe leden blijft nodig om het ledental op peil te houden. Deze aanwas zal voornamelijk gevonden moeten worden in de leeftijdsgroepen dertigers en veertigers.
De huidige wijze van organiseren zal worden gecontinueerd. Wel zal in de komende jaren een poging worden gedaan een derde startpunt te maken in Leidschenveen/Ypenburg. De vereniging zal zich tijdens de avondfietsvierdaagse beter profileren als fietsclub voor de regio. Dit zal niet alleen in de krant, maar ook bij de inschrijftafel beter tot uiting moeten komen.
De opzet van de organisatie moet anders. Al jaren is er een dalende trend te zien in deelnemersaantallen. Op de rustpunten moeten tolleden herkenbaar aanwezig zijn om te stempelen en daarnaast een aanspreekpunt zijn voor de deelnemers. We zullen de vrijwilligers meer moeten inzetten als service-fourage punt. Met een beetje sponsoring kan je al gauw dingen uitdelen als fruit of broodjes. Ook moeten we meer openstaan voor nieuwe technieken als bijvoorbeeld GPS.
Daarnaast moeten we meer streven naar het gezamenlijk organiseren van tochten met andere verenigingen. Buiten de afstemming met betrekking tot de grote tochten wordt er nauwelijks voordeel gehaald uit de districtsvergaderingen. Dit zou verbeterd moeten worden. Wellicht dat er dan meer contacten met verenigingen buiten het district moet worden gezocht. Als gevolg van enig netwerken zou het mogelijk moeten zijn om bijvoorbeeld een heksenwaag gezamenlijk te organiseren.
Er zal meer gebruik moeten worden gemaakt van de mogelijkheden tot promotie van de extra activiteiten. Voor de avondfietsvierdaagse is dat met behulp van locale partners relatief makkelijk te bereiken. Iets ingewikkelder ligt dat bij de grote tochten. Deze verdienen dus extra aandacht te krijgen in het werven van sponsoren. Daardoor kunnen we iets meer financiële ruimte krijgen om bijvoorbeeld te adverteren in de TEP, de pers te bereiken, etc.
Uiteraard is ook voor dit onderdeel een goed georganiseerde en bijgehouden website belangrijk.
Om het contact met de leden, zowel onderling als met de club, te verbeteren krijgt de wegkapitein een extra taak. Uiteraard staat het hem vrij deze toe te delen aan één van de groepsleden. Binnen een snelheidsgroep zal een telefooncirkel worden opgezet om snel mededelingen door te kunnen geven. Bij een verbetering van het groepsgevoel hoort een meer sociaal klimaat. Daarom moeten leden die een paar keer niet op komen dagen actief benaderd worden. Er kan van alles aan de hand zijn zonder dat we op de hoogte zijn. In sommige situaties kan een beetje aandacht erg veel goed doen.
Hoewel het gebruik van de website in de eerste jaren wat beperkt is gebleven binnen een bepaalde groep, voorzien we in de komende jaren een stijging in het gebruik ervan. Het is van belang dat er blijvend aandacht wordt geschonken aan het onderhoud en verdere ontwikkeling hiervan.
Naast de webmaster dienen er meer personen te zijn die kennis hebben van de ins en outs van de website. Er zullen werkafspraken en procedures moeten worden vastgelegd omtrent het gebruik en onderhoud, alsmede het omgaan met nieuwe ontwikkelingen. Ook zal er moeten worden onderzocht of de vereniging software moet aanschaffen voor deze werkzaamheden, aan de website moet blijven bouwen of laten bouwen, of het onderhoud moet worden uitbesteed of niet.
De promotiewaarde van de toertijding, zowel bij leden als bij adverteerders, ligt ontegenzeggelijk hoog. Daarom zal dit communicatiemiddel ook de komende jaren worden gecontinueerd naast de website. Zeker nu er nog een grote groep leden is die niet met internet willen of kunnen omgaan. Zoals altijd zal de toertijding kostendekkend moeten blijven door middel van advertenties. Wel zal er een zekere synergie moeten worden gezocht met de publicaties op de website. De redactie zou zeker een rol van betekenis kunnen spelen in het doorontwikkelen van de site. Een idee kan zijn de redactie uit te breiden met de webmaster(s).
De volgende probleem gebieden worden onderkent bij het inzetten van vrijwilligers doen zich voor:
- Planning
- Persoonlijk contact
- Communicatie onderling
Een oplossing zou kunnen zijn:
- Zoveel mogelijk vrijwilligers op één taak, dus meer in groepsverband.
- Één aanspreekpunt binnen een groep die weet te delegeren.
- Groepsleden aanwijzen in plaats van vragen wie er wil
Dit laatste aandachtspunt betekent dus een kleine cultuuromslag. We moeten ons meer realiseren dat er geen professionals werkzaam zijn binnen de vereniging. Een lid zal dus moeten accepteren dat er een steentje moet worden bijgedragen.
Naast de vossenjachten ’s winters en de zondagsritten ’s zomers is er in de weekagenda nog ruimte over om andere fietsgerelateerde activiteiten te organiseren. We denken dit op te kunnen vullen met de volgende activiteiten:
Dit zou kunnen door in aanvang gebruik te maken van het mountainbike parcours in Zoetermeer. ’s Zomers zou dit op de woensdagavond kunnen en ’s winters op zondagen waarop geen vossenjacht is gepland. Bij voldoende belangstelling kunnen af en toe extra tochten elders worden bezocht.
In de wintermaanden zou er doordeweeks een mogelijkheid moeten zijn voor extra binnentrainingen. Spinnen is hiervoor een mogelijkheid. In aanvang zou er begonnen kunnen worden met een paar bezoeken aan een fitness center. Gaandeweg zou er, bij voldoende belangstelling, met het fitness center besproken kunnen worden of we als club op een vaste avond tegen een leuk tarief kunnen trainen.
Het jaar zou dus als volgt kunnen worden ingevuld:
|
|
Zomer |
Winter |
|
Zondag |
Tochten |
Vossenjacht en anders mountainbiken |
|
woensdag |
Mountainbiken of zomeravondtochten |
Spinnen |
Waarschijnlijk al vanaf de oprichting kent de club een verbijzondering in de contributie van 65+. Deze lijkt wat achterhaalt te worden. 65+ers blijven meer dan voorheen actief en hebben steeds meer voldoende financiële armslag om de contributie op te brengen. Wel zal het bestuur in voorkomende gevallen moeten beoordelen of er sprake is van een uitzonderlijke situatie vanwege persoonlijke financiële redenen. Dit laatste hoeft echter niet beperkt te worden tot de groep 65+.
Analoog aan de sponsering door RABO aan de avondfietsvierdaagse, zullen ook andere activiteiten meer selfsupporting moeten worden. Het streven moet erop gericht zijn om per activiteit een eigen sponsor te vinden.
Er zal beter moeten worden nagedacht over de aanschaf van materiaal ter ondersteuning van de activiteiten. Een voorbeeld zou kunnen zijn de aanschaf van een aanhanger met demontabel fietsenrek. Deze is inzetbaar tijdens de avondfietsvierdaagsen en het organiseren van tochten in een andere omgeving. Er zijn in dat geval wel zaken waar dan nog aandacht voor zou moeten zijn zoals:
- Stalling
- Verzekering
- Voorwaarden voor gebruik.
Er is op dit moment een tendens om niet-leden structureel gratis mee te laten fietsen. Hier zal iets kritischer mee moeten worden omgegaan. Te denken valt aan een begrenzing van een aantal keer per seizoen per activiteit.